IT-ulkoistaminen on tänä päivänä organisaatioissa tärkeä strateginen valinta. Sen avulla voidaan parhaimmillaan tehostaa organisaation toimintaa, parantaa palveluiden laatua ja vapauttaa resursseja ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Pahimmillaan se toimii tuottavuuden jarruna, aiheuttaen tyytymättömyyttä työyhteisössä, kun palvelut eivät toimi ja päivät kuluvat avatessa tukipyyntöjä palvelutoimittajalle tai henkilöstön yrittäessä itse selvittää IT-ongelmia.
Oikein toteutettuna ulkoistaminen tuo kustannussäästöjä, lisää joustavuutta ja mahdollistaa ajantasaisen teknologian hyödyntämisen ilman raskaita investointeja. Onnistuminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua sekä oikean kumppanin löytämistä. Miten siis löytää oikea kumppani ja ulkoistaa oikein – käydään sitä tässä blogissa läpi!
Tavoitteiden ja laajuuden määrittely: Mitä ja miksi ulkoistetaan
Ulkoistuksen lähtökohtana on oltava selkeä ymmärrys siitä, mitä osa-alueita halutaan ulkoistaa ja miksi. Tavoitteiden määrittely luo perustan koko hankkeelle ja auttaa vertailemaan potentiaalisia kumppaneita oikeilla kriteereillä. Yksi hyvä tapa tutustua oman ympäristön tilaan ja selkeyttää myös ulkoistuksen tavoitteita, on järjestää IT-terveystarkastus, jonka pohjalta on helpompi tehdä päätöksiä.
Organisaatio voi ulkoistaa esimerkiksi:
- Yksittäisen IT-toiminnon, kuten HelpDeskin, palvelininfran ylläpidon tai tietoturvan SOC-palvelut
- Koko IT-infrastruktuurin ylläpidon ja kehityksen niin halutessaan
- Erilaiset järjestelmäkehitysprojektit
Kun ulkoistuksen laajuus on määritelty ja kuvattu, on helpompaa asettaa konkreettisia tavoitteita, kuten kustannustehokkuuden, palvelun laatutason, riskienhallinnan tai liiketoiminnan joustavuuden osalta.
Ulkoistuskumppanin valintakriteerit
On sanomattakin selvää, että oikean ulkoistuskumppanin valinta on ratkaisevaa. Arviointikriteereissä kannattaa huomioida muun muassa seuraavia kohtia:
- Kumppanin osaaminen ja kokemus vastaavista projekteista
- Palvelun laatu ja skaalautuvuus
- Referenssit ja asiakastyytyväisyys
- Selkeät sopimusehdot ja vastuut
- Toimittajan tietoturvan taso
- Yhteensopivuus organisaation kulttuurin ja toimintatapojen kanssa
- Mistä ja kenen toimesta palvelut tuotetaan? Käyttääkö toimittaja alihankkijoita?
- Riittävät resurssit ja teknologiset valmiudet
Yhtenä tärkeänä valintakriteerinä edellisten lisäksi nostaisin vielä erityisesti oikean kokoisen kumppanin löytymisen. Kysy rehellisesti itseltäsi, onko organisaatiosi kokoluokaltaan sellainen, että sillä on erityinen merkitys toimittajan näkökulmasta?
Jos sinulle itsellesi on päättäjänä tärkeää palvelun henkilökohtaisuus ja asiantuntijoiden tavoitettavuus, tsekkaa myös tämä: Tutustu, ovatko yrityksellesi nimetyt asiantuntijat miten saavutettavissa ja käytettävissä. Vai tuleeko väliin raskaita prosesseja niin, ettei pahimmillaan asiantuntijoihin saada luotua suoraa yhteyttä lainkaan?
Toimittajien vertailussa kannattaa lisäksi käyttää pisteytystä tai selkeitä taulukoita, jotta päätöksenteko on läpinäkyvää ja perustuu faktoihin.
Ulkoistushankkeen vaiheet: Suunnittelu, toteutus ja seuranta
Ulkoistushanke etenee vaiheittain, joista jokainen vaihe vaatii huomiota:
- Suunnittelu: Määritellään ulkoistettavat palvelut, tavoitteet ja vaatimukset. Laaditaan aikataulu ja budjetti.
- Kumppanin valinta: Pyydetään tarjoukset, arvioidaan kumppanit ja neuvotellaan sopimus.
- Toteutus: Siirretään palvelut ulkoistuskumppanille vaiheittain, varmistetaan tiedonsiirron sujuvuus ja pidetään tarvittavat infotilaisuudet ja koulutukset käyttäjille.
- Seuranta ja kehittäminen: Palveluiden laatua ja tavoitteiden toteutumista mitataan sovituilla mittareilla. Säännölliset katsaukset ja palautteet varmistavat jatkuvan kehityksen.
Hyvät yhteistyökäytänteet perustuvat avoimeen viestintään ja selkeisiin vastuisiin. Ongelmia ratkotaan yhdessä, ja kehitysehdotuksia kuunnellaan molemmin puolin.
Esimerkiksi me Below IT:llä olemme organisaationa halunneet asettaa riman korkealle: Toteutus vaiheet lupaamme viedä läpi kahdessa viikossa – ja kaikkia asiakkuuksia ja niiden palvelun laatua hallitaan aktiivisesti säännöllisillä palvelunhallintatapaamisilla. Sinua ja IT-ympäristösi kehitystä ei meillä unohdeta!
Yhteenveto
Onnistunut IT-ulkoistaminen nojaa selkeään suunnitteluun, realistisiin tavoitteisiin ja huolelliseen kumppanivalintaan. Organisaation kannattaakin panostaa alussa tavoitteiden ja laajuuden määrittelyyn, valita osaava, luotettava ja oikeankokoinen kumppani. Sopimusvaiheessa tulisi sopia ja varmistaa selkeät ehdot ja mittarit, sekä seurata ja kehittää palvelua aktiivisesti yhdessä toimittajan kanssa.
Kun ulkoistaminen tehdään harkiten ja yhteistyö on avointa, tulokset näkyvät sekä kustannuksissa että palvelun laadussa.
Onko IT-ulkoistus agendallasi? 👉Ota yhteyttä niin jutellaan lisää!
Kun koko IT on saman katon alla, vastuu ei hajaudu ja tieto kulkee. Mielestämme IT-palveluiden vertailun ja hankkimisen ei myöskään tarvitse olla hankalaa – siksi tarjoamme veloituksettoman IT Terveystsekin, jotta pääset kärryille missä menette IT-asioidenne kanssa ja näet mikä voisi olla toisin.