Monet organisaatiot, varsinkin pienyritykset alkuvaiheessa, pohtivat Googlen ja Microsoft 365 -palvelujen käytön välillä. Yritysten valitessa työkalujaan, valintaan vaikuttavat ensisijaisesti kustannukset, käyttäjämäärät ja millaisia ratkaisuja sidosryhmillä on. Yritysten koko ei suoraan ratkaise palveluntarjoajan valinnassa, mutta erilaiset hybridit käyttötarpeet voivat kannustaa esimerkiksi Microsoft-teknologioiden hyödyntämiseen. Avaan asiaa tässä tarkemmin.
Google vs. Microsoft - erot palveluiden välillä
Google, alun perin hakukoneyhtiö, on tuotteistanut tietotyön palvelunsa Google Workspace -nimiseksi täysin pilvipohjaiseksi kokonaisuudeksi, mihin kuuluu erilaisia kollaboraatiotyökaluja. Microsoft on aiemmin ollut erikoistunut paikallisiin käyttöjärjestelmiin ja toimistosovelluksiin, jossa niillä on aina ollut vankka käyttäjäkuntansa, jo ennen sovellusten tuloa pilvipalveluihin. Pilvipalveluiden yleistymisen myötä Office-sovelluksilla, OneDrivella-pilvitallennuksella ja Teams-sovelluksella on pitkään ollut laaja käyttäjäkunta eri tyyppisissä organisaatioissa. Samoin kuin Googlen pilvipalveluilla, jotka keveydellään ovat aina puhutelleet etenkin startup-yhteisöjä.
Keskeiset erot Workspacen ja M365:n välillä liittyvätkin arkkitehtuuriin ja käyttötapaan: Workspace on selainpohjainen, pilvinatiivi kokonaisuus, mihin ei kuulu paikallisia sovelluksia, kun taas M365:een saa lisenssitasosta riippuen myös Office-työpöytäsovellukset mukaan, tukien näin myös hybridejä käyttömalleja. Workspace tarjoaa enemmän tallennustilaa alemmilla lisenssitasoilla, mutta Microsoft tarjoaa teratavun vakiona toiseksi pienimmältä lisenssiltä ylöspäin aina jopa rajattomaan tallennustilaan asti. Microsoft 365 sisältää kuitenkin perus-kollaboraatiopalveluiden lisäksi myös kattavan tiedon suojauksen, identiteettien hallinnan ja suojauksen sekä sähköpostisuojauksen. M365 on saatavilla useilla eri lisenssitasoilla, erilaisia tarpeita peilaten.
Keskitettyä hallintaa?
Saako molempiin palveluihin riittävästi hallintaa ja tietoturvaa? Googlen Workspaceen kuuluu perusluontoinen identiteetinhallinta ja saatavilla on myös Googlen Endpoint Management -laitehallintaa. Mutta myös M365-lisenssit sisältävät kattavan keskitetyn hallinnan. Microsoft on kuitenkin hallinnan ja tietoturvan osalta yksi maailman edelläkävijöistä. Microsoft 365:n sisältämä Intune-päätelaitehallinta on laatunsa, tietoturvansa ja ominaisuuksiensa puolesta ylivertainen. Sen saa Windows-käyttöjärjestelmän lisäksi myös Googlen Androidille ja Applen iOS:lle ja MacOS:lle. Keskitetty hallinta kannattaa ehdottomasti ottaa kunnolla käyttöön pienemmillekin yrityksille, sillä pilvipalveluna ja helposti hankittavilla kevyillä lisenssimalleilla infrastruktuurin muodostamat kustannukset eivät enää ole sille este.
Entä sulkevatko Google ja Microsoft toisensa pois yrityskäytössä? Eivät sulje, ja itseasiassa Microsoft täydentää hyvin myös Googlen portfoliota tuomalla taustalle oman kattauksensa hallintaa ja tietoturvaa! Microsoft 365 -palvelut mahdollistavat toimivan päätelaitteiden ja identiteettien hallinnan ja suuryritystason tietoturvan pieneenkin IT-ympäristöön, jolloin myös Google-ympäristössä työskentely on sujuvaa ja tietoturvallista.
Kasvun myötä muutoksia?
Välillä organisaatiolla voi kasvun myötä tulla tarve siirtyä ekosysteemistä toiseen, joten miten Googlen palveluista siirrytään käyttämään Microsoftia – tai vaikka toisinpäin? Migraatiolla. Migraatio tarkoittaa sitä, että tiedostot, sähköpostit, kalenterit, kontaktit ja muut työympäristön komponentit siirretään työkaluilla Google Workspacesta Microsoft 365 -ympäristöön. Aikaa migraatiolle kannattaa varata esivalmisteluihin, kartoituksiin, mahdolliseen M365-tilauksen ja verkkotunnuksen perustamiseen, datan siirtoon ja loppuvaiheessa käyttöönoton viestintään, koulutukseen, mahdolliseen rinnakkaiskäyttöön ja käyttäjien siirtymiseen.
Usein pelkästään teknisenä nähtävän työn lisäksi kannattaakin huomioida, että ekosyysteemistä uuteen siirtyminen on loppukäyttäjien kannalta ennen kaikkea tietotyön muutos. Toimivan teknisen tuen lisäksi loppukäyttäjäsi tulevat tarvitsemaan koulutusta ja ohjausta muuttuvassa tietotyössä. Jos tätä tarvetta erityiselle tuelle ei järjestelmien vaihtuessa huomioida, muutokseen liittyvät kivut voivat olla niin suuria, että organisaatio palaa lähtöpisteeseen ja kokee epäonnistuneensa. Panosta siis muutoksen hallintaan ammattilaisten ohjauksessa!
Loppusanat
On aika tyypillistä, että pienet yritykset ja startupit aloittavat Google Workspacella sen pilvipohjaisen keveyden ja helpon käyttöönoton takia, mutta kun yritykset kasvavat ja kehittyvät ja tietojenkäsittely ja tietoturva alkavat vaatia enemmän, siirrytään Microsoftin ekosysteemiin.
Suomi on Microsoft-maa ja valtaosa yritysympäristöistä rakentuu Suomessa Microsoft-teknologioiden ympärille. Me kannustamme Microsoft teknologioiden hyödyntämiseen, vähintäänkin tietoturvan ja hallinnan osalta! Ja jos organisaatiosi haluaa hyödyntää Googlen palveluita, Microsoftin hallintaekosysteemi luo hyvän pohjan myös näille IT-ympäristöille. Me autamme tässä mielellämme ja tuemme arkea, pitkällä kokemuksellamme Microsoft ympäristöjen tarjoamasta hallinnasta ja turvasta!
Miten sinun IT-ympäristösi päätelaitteet ovat hallinnassa – ja onko tietoturva kunnossa? Toteutamme IT-terveystsekkejä myös Google ympäristöille. 👉 Varaa maksuton IT-terveystsekki