Kannustalo vapautti IT-vastaavansa aikaa kehitystyöhön ulkoistamalla IT-tuen ja ottamalla käyttöön keskitetyn laitehallinnan
Kannustalolla IT:stä vastaa Markus Poutanen, jonka työnkuva kattaa sekä ympäristön ylläpidon että ohjelmistokehityksen.
Organisaatiossa on noin 80 työntekijää, joista 50–60 käyttää tietokonetta päivittäin. Tukipyyntöjä tuli säännöllisesti, ja niiden hoitaminen vei aikaa pois kehitystyöltä. Samalla yhden henkilön varassa oleva IT teki kokonaisuudesta haavoittuvan.
Tilanteessa pohdittiin vaihtoehtoja: palkataanko lisää resursseja vai ratkaistaanko tilanne kumppanin avulla. Ratkaisuksi valikoitui IT-tuen ulkoistaminen Below IT:lle.
IT-ulkoistus ja Intune – kaksi ratkaisua samaan aikaan
Tilanteeseen tartuttiin kahdella toisiaan tukevalla muutoksella. IT-tuki siirtyi Below IT:lle ja samalla otettiin käyttöön Microsoft Intune, jonka avulla laitteiden hallinta ja tietoturva siirrettiin keskitettyyn ohjaukseen.
Intunen avulla vaihdettiin myös VPN-ohjelma ja virustorjunta sekä otettiin käyttöön pilvitulostus ja etähallintatyökalu. Muutosten teko Intunella oli näppärää ja kynnys tehdä vastaavia muutoksia jatkossa madaltui.
Myös käyttäjien arki yksinkertaistui. Käyttäjät kirjautuvat nyt koneille suoraan Microsoft-tunnuksillaan, ja kaikki asetukset tietoturvasta sovelluksiin jaetaan automaattisesti.
Ennen muutoksia asetuksia tehtiin yksittäisiin koneisiin ja osa vastuusta jäi käyttäjille. Nyt muutokset saadaan vietyä koko ympäristöön hallitusti. Tämä vähentää manuaalista työtä ja pitää Kannustalon IT-ympäriston yhtenäisenä ja turvallisena ilman jatkuvaa ylläpitoa.
Yhteistyö Below IT:n kanssa laajensi käytännössä Kannustalon IT-resursseja. Markus sai käyttöönsä asiantuntijoita, joilta voi kysyä suoraan ratkaisuja sen sijaan, että aikaa kuluisi yksin selvittämiseen.
Proaktiivinen IT-tuki taustalla
IT-tuki toimii nyt taustalla ilman jatkuvaa huomiota eikä keskeytä päivää samalla tavalla kuin ennen. Suurin muutos ei ole tekninen, vaan ajankäytöllinen.
Muuhun työhön jää enemmän aikaa, ja samalla epävarmuus vähenee. IT ei ole enää yksittäinen kuormittava vastuualue, vaan jaettu kokonaisuus, joka toimii myös lomien aikana.
“Proaktiivinen IT-tuen mallimme pitää Kannustalon laitteet ajan tasalla ja mahdollistaa ongelmatilanteiden ennakoinnin”, kertoo Niki Erkkilä, Below IT:ltä.
“Nykyään menee päiviä, ettei minun tarvitse miettiä IT-tukea lainkaan”, Markus vahvistaa.
Automaatio säästää aikaa, rakenne tuo mielenrauhaa
Uusien tietokoneiden käyttöönotto sekä tietokoneiden säännölliset vaihdokset ovat nyt automatisoitu. Laite voidaan toimittaa suoraan käyttäjälle, ja se on käyttövalmis ilman erillistä asennustyötä. Käyttöönotot sujuvat nyt nopeammin ja vähemmällä työllä.
Tietoturva on samalla vahvistunut rakenteellisesti. Aiemmin osa vastuusta oli käyttäjillä, mikä lisäsi riskejä ja teki tilanteesta vaikeammin hallittavan. Nyt asetukset ovat IT:n hallinnassa ja oikeuksia on rajattu tarkoituksenmukaisesti. Tämä pienentää virheiden mahdollisuutta ja parantaa reagointikykyä.
Myös Microsoft 365 -ympäristön varmuuskopiointi toteutettiin osana kokonaisuutta, jolloin tärkeät tiedot ovat tarvittaessa palautettavissa.
“On helpompi nukkua yöt ja pitää lomat, kun tietää, että hommat on hoidossa”, Markus kertoo.
Suurin osa muutoksista toteutettiin työpajamallilla, jossa ratkaisut vietiin suoraan käytäntöön. Samalla Markuksen oma osaaminen ja ymmärrys kasvoi. “Työpajoissa sain osaamisen lisäksi ymmärrystä, mikä avasi silmät jatkuvan kumppanuuden hyödyille ja helpotti yhteistyötä, kun voidaan puhua samaa “kieltä”, Markus toteaa.
Lopputulos: IT tukee nyt liiketoimintaa
IT-ympäristö on nyt selkeämpi hallita ja IT:n rooli on siirtynyt ylläpidosta kohti liiketoiminnan tukemista. Vähemmän aikaa kuluu ongelmien ratkaisuun ja enemmän kehittämiseen. Ulkoistettu kumppani tuo mukaan jatkuvaa osaamista ja sparrausta.