Paljon puhutaan proaktiivisesta IT-tuesta, mutta sanat ovat usein suurempia kuin teot. Olen Niki Erkkilä, Below IT:n perustaja. Avaan tässä blogikirjoituksessani ajatuksiani siitä, miksi ennakoiva ylläpito on yksi tärkeimmistä asioista, joita organisaatio voi tehdä IT-ympäristönsä eteen.
Ennakoiva ylläpito: mitä se oikeasti tarkoittaa?
Ennakoiva ylläpito on termi, joka pyörii IT-alalla paljon. Mutta mitä se oikeasti tarkoittaa organisaatioille, jotka haluavat keskittyä omiin ydintoimintoihinsa?
Yksinkertaisimmillaan kyse on siitä, että IT-ympäristöä ei jätetä oman onnensa nojaan odottamaan seuraavaa vikaa. Sen sijaan joku pitää silmällä, huoltaa ja kehittää sitä koko ajan. Aivan kuten auto, joka huolletaan säännöllisesti, kestää pidempään ja aiheuttaa vähemmän yllätyksiä, sama pätee IT-ympäristöön. Ero on siinä, että IT-ympäristön pettäminen voi pysäyttää koko liiketoiminnan hetkessä.
Olen itse vuosien varrella nähnyt, mitä tapahtuu kun ennakointi puuttuu: pienet ongelmat kasautuvat, kunnes jokin kriittinen pettää pahimmalla mahdollisella hetkellä. Ja silloin puhutaan jo ihan eri luokan kustannuksista ja stressin sietokyvystä. Siksi uskon vahvasti, että ennakoiva ylläpito ei ole ”nice to have”, vaan perusedellytys toimivalle liiketoiminnalle.
Miten tämä näkyy kumppanin valinnassa, arjessa ja käytännössä?
Miten valitset oikean IT-palvelukumppanin, ja miksi sillä on väliä?
Kaikki palveluntarjoajat eivät todellakaan ole samanlaisia. Olen nähnyt sen itse niin asiakkaana kuin palveluntarjoajan puolella. Väärä valinta voi tarkoittaa vuosia turhautumista. Oikea valinta taas sitä, ettei IT-asioista tarvitse stressata.
Ihmisläheisyys ja aina tutut kaverit vastinparina. Tämän takia Below IT perustettiin. Olen nähnyt liian usein, miten asiakas saa joka kerta eri tukihenkilön, joka ei tunne ympäristöä. Se turhauttaa ja hidastaa. Kun tuttu ihminen vastaa, ongelmat ratkeavat nopeammin ja palvelu tuntuu enemmän kollegan kuin kasvottoman tukikoneen kanssa asioimiselta.
Proaktiivinen asenne erottaa strategisen kumppanin tikettikoneesta. Hyvä IT-palvelukumppani ehdottaa parannuksia aktiivisesti eikä vain kuittaa tikettejä. Jos kumppanisi ei koskaan ota sinuun yhteyttä muuten kuin tikettien kautta, herää kysymys, onko kyseessä oikeasti lisäarvoa tuova taho?
Läpinäkyvä hinnoittelu poistaa yllätykset. Me emme usko pakkosopimuksiin. Uskomme siihen, että luottamus ansaitaan laadukkaalla työllä.
Palveluvalikoiman laajuus ratkaisee pitkällä aikavälillä. Meillä tämä toteutuu Below IT:n ja Above IT:n yhteistyönä: me hoidamme arjen IT-tuen, Above IT tuo pilviosaamisen ja tietoturvan. Kun kaikki on saman katon alla, tieto kulkee.
Mitä ennakoiva ylläpito on arjessa?
Ennakoiva ylläpito ei ole yksittäinen tuote, vaan tapa toimia. Tämän haluaisin jokaisen organisaation ymmärtävän.
- Jatkuva valvonta on kaiken perusta. Automaattiset hälytykset tunnistavat poikkeamat reaaliaikaisesti ja niihin reagoidaan heti, ei vasta kun käyttäjät soittelevat tukeen. Tämä on mielestäni se kaikkein tärkein ero.
- Tietoturvan jatkuva hallinta on minulle henkilökohtaisesti erityisen tärkeä. Tietoturva ei ole kertaluontoinen projekti, vaan jatkuva prosessi lokien seurannasta uhkien tunnistamiseen ja ehkäisemiseen. Jos kumppanisi ei pysy kehityksessä mukana, organisaatiosi on sijaiskärsijän osassa.
- Hallitut päivitykset estävät tietoturvaloukkauksia ja järjestelmävikoja. Olen törmännyt turhan monesti tilanteisiin, joissa kriittisiä päivityksiä ei ole asennettu kuukausiin, ja sitten ihmetellään miksi jokin pettää.
- Kapasiteetin suunnittelu pitää huolen, ettei yritys maksa turhasta mutta ei myöskään ajaudu tilanteeseen, jossa resurssit loppuvat kasvun kiihtyessä.
Yhdessä edellä mainitut muodostavat IT-ympäristön, joka ei vain pysy pystyssä vaan tukee organisaatioiden toimintaa joka päivä.
Lopuksi: Miksi vanha break/fix-malli ei enää riitä?
Liian monessa yrityksessä IT toimii edelleen break/fix-periaatteella: jotain menee rikki, ja sitten se korjataan. Mutta jokainen häiriö on jo ehtinyt aiheuttaa vahinkoa ennen kuin kukaan tarttuu puhelimeen. Minun mielestäni tämä ajattelumalli on auttamattomasti vanhentunut.
Ennakoiva ylläpito ei ole ylimääräinen kulu, vaan investointi jatkuvuuteen ja kasvuun. Parhaimmillaan IT-kumppanuus on ongelmien ratkaisemista ennen kuin ne syntyvät. Siinä me haluamme olla hyviä. We make IT happen.
Miltä sinun nykyiset IT-palvelusi laadullisesti tuntuvat? Pyydä meitä tekemään maksuton IT-terveystsekki organisaatiollesi, niin katsotaan löydämmekö nykyisestä mallista havainnoittuvuuksia, jotka myöhemmin saattavat realisoitua kustannuksiksi.